Team health checks

Min historia

Jag har jobbat till och från som Scrum master under de senaste åtta åren. När jag tänker tillbaka på retrospectives jag har faciliterat så finns det vissa minnen som sticker ut. Som gången jag hade en fantastisk plan för hur vi skulle jobba med förbättringar. Och ingen förstod vad jag menade, det var för komplicerat. Eller de gångerna jag inte förbrett tillräckligt och tänkte att det löser sig, vilket skapade lika mycket engagemang som microvärmd torsk i plastlåda.

Första gången vi körde en team health check blev jag förvånad hur olika alla upplevde frågan "Pawn or player?" (om du inte sett uttrycket innan, tänk schack, är du pjäsen som styrs eller har du makt över spelet?). För mig var det helt självklart att vi alla var maktlösa inför de beslut som togs ovanför våra huvuden och jag bara var en apa som utförde order. Till min förvåning tyckte min kollega helt tvärtom. Jag blev förvånad, hur kunde hen tycka så olika? Vi hade en kort diskussion om varför vi skrev de siffror vi skrev. Min kollega beskrev sin syn på problemet på ett sätt jag inte ens hade tänkt på innan. All toppstyrning som jag upplevde så kvävande, för att jag ville själv ha kontroll över vilka problem vi löste, upplevde hen som en enorm firhet. "Så länge jag löser problemet, har jag total frihet att göra som jag vill".

Vi är ofta snabba på att se lösningar, ibland så snabba så att vi inte ens ser problemet. Ibland kan jag vara säker på att jag vet vad som är problemet, lika säker som min kollega är att problemet är något annat. En team health check är effektiv för att den så enkelt kan tydliggöra att vi ser väldigt olika på olika frågor. Den är också effektiv för att vi får en insikt i vad teamet, inte personen som pratar mest, tycker är besvärligt/bra. Den tar hänsyn till allas synpunkter, men något så enkelt som bara en siffra. Och den är väldigt lätt att genomföra.

Formatet

Ett formulär med 10-15 frågor. Varje fråga är ett temaord och två påståenden som beskriver läget för fem poäng, respektive för ett poäng. En etta indikerar att det är ett läge man inte vill vara i, en femma drömscenariot. Om teamet mår bra/trivs har vi höga poäng. Frågan kan t.ex. se ut så här:

Innovation

5 New ideas are highly valued. We experiment and try new things to maximize customer value.
1 In the factory we only have time to focus on things coming down the conveyor belt.

Poängen för varje fråga summeras och vi kan räkna ut ett snitt, median och något mera. Endast er kärlek till siffror sätter gränser. Har vi gjort vår team health check innan, så jämför vi med de tidigare resultaten och letar efter trender. Har t.ex. våra experiment med byggmiljön gjort att vi numera upplever det lättare att göra en release? 

 Bild 1. Så här kan resultatet av en team health check se ut

Tänk på att ditt team kanske är i en situation där ni inte vågar vara helt ärliga med varandra. Kanske är det lättare att ge ett ärligt svar om man kan vara anonym?

Korta varianten - diskussionsstartaren

Binga "team heath check questions" för inspiration. Välj tio frågor som du tycker är relevanta för ditt team. Lägg lite tid på att formulera påståenden som är relevanta för ditt team. Presentera en fråga i taget och låt alla sätta sina poäng. Avsätt tid för att diskutera vad frågorna egentligen betyder. Det behöver bli tydligt för alla vad siffrorna och påståendena innebär. 

Facilitera en öppen diskussion om varför det ibland är många långa poäng, varför är det ibland väligt lika, ibland stor sprindning. Glöm inte bort din faciliteringsroll om du själv deltar in diskussionen. Är det någon fråga som sticker ut? Undvik att fokusera på varför en specifik person satt låga eller höga poäng. Kanske kan ni avsluta med att enas om ett område som ni borde förbättra er inom? 

Kom ihåg att det är inte siffrorna som är syftet med övningen, det är diskussionen efteråt. 

Långa varianten - långsiktiga statistikern

Den långa varianten är en workshop i två delar, där första delen går ut på att svara på frågorna, på samma sätt som i korta varianten. Därefter använder jag den insamlade statistiken för att identifiera förbättringsområden och komma fram till konkreta actions att jobba vidare på. 

Del ett avslutar jag med prickröstning. Det är kanske inte alltid området med lägst poäng som är mest aktuellt att diskutera. 

 Bild 2. Förslag på agenda till workshop

Del 2 består av tre moment. Identifiera grundproblem, hitta lösningar och komma fram till konkreta actions. För att se till att alla får en möjlighet att delta och prata i de två första momenten brukar jag använda mig av 1-2-4-alla. I det sista momentet brukar jag fokusera på att dokumentera SMARTa actions. När vi är klara skall det vara tydligt för alla vad som skall göras. Om vi har tid kvar så tar vi området som fick näst mest röster och kör en omgång till.

Nästa gång vi gör vår team health check kan vi validera ifall de actions vi gjort faktiskt har åtgärdat våra problem. 

Verktyg jag gillar

Google Meet. Jag sticker ut näsan och påstar att Breakout rooms fungerar bättre i Meet än Teams.

Använder teamet Slack? Skapa en ny Slack-kanal och lägg på förhand upp frågorna i en Polly. Allt kan förberedas innan och ni har ett verktyg alla känner till.

Har du ett Google-konto? Skapa din team health check i Google forms. Du får svaren i en Excel-fil, som kan förformateras med Villkorsberoende formatering. Alla älskar Excel. Allt i Bild 1 kan göras klart på förhand.

Mural. Svårslaget när det kommer till workshops online. 

 Bild 3. Mitt Mural-upplägg för att diskutera fram actions